Как рассчитать расход ГСМ с помощью путевого листа

Любой водитель, который работает на предприятии, знает, что все топливо для транспорта, а также смазочное сырье подлежат обязательному учету. Попробуем разобраться, как в расходах корректно подсчитывать приход и списание ГСМ на основании водительской «путевки».

О главных нормах списывания «горючего»

Всем известно, что аббревиатурой ГСМ называют обычно типы и наименования транспортного горючего, к которым, в том числе, относятся топливные материалы – бензин, газообразное и дизельное топливо, смазочные средства – различные масла и смазки, а также специализированные жидкости – антифриз, для гидроусилителя, тормозная и другие.

«Горючка» проходит списание на основании ряда обязательных документов. Ее расход нужно подтвердить актом, приобщив к нему путевой лист.

Именно в «путевке» отмечается само техсостояние транспортного средства, километраж и маршрут рейса, часы труда водителя, расход ГСМ.

Этот документ предназначен для контроля за работой водителя предприятия и машиной.

Путевой лист покажет, что «горючка» израсходована конкретно с целью исполнения вмененных обязанностей, заверяет о реально понесенных фирмой тратах на закупку топлива.

Организации нужно избрать удобный для себя механизм учета израсходованного горючего и зафиксировать его в учетной системе. Наряду с этим, фирма обязана отметить, применяется ли нормировка расходных материалов или же не применяется. Если регулирование проводится, то указывается, какие нормы используются – корпоративные или определенные распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р от 14.03.2008.

Кроме того, транспортные фирмы имеют право закрепить в своей системе учета нормы по приобретению ГСМ. Инструкция по учету прихода и расхода утверждена отдельным Приказом Минтранса РФ №153 от 24.06.2003.

О важности «путевки» при расходе ГСМ

Следует помнить, что путевой лист не является основанием для списывания «горючего». Это основной документ, который формируется на каждое транспортное средство. В нем отражаются необходимые для бухучета сведения, в первую очередь, информация о горючем и о пробеге. На основе этого рассчитывается объем ГСМ, потраченных в ходе рейса. Это и будет расход.

С 2023 г. законодатель разрешил использовать в работе транспортных предприятий и электронные, и привычные бумажные путевые листы. Форма «путевки» разрабатывается организацией самостоятельно, либо же берутся утвержденные Госкомстатом РФ типовые формы.

В случае, когда в бланке «путевки» указывается только пробег автомобиля, без фиксации ГСМ, объемы расхода «горючего» рассчитываются по указанным выше нормам, утвержденным распоряжением Минтранса РФ № АМ-23-р. Они вырабатываются по сведениям из любого типа путевого листа и перебрасываются в бухучет.

Поступление и списывание «горючего» в бухгалтерии

Операции по приходу ГСМ отображаются в соответствии с учетной политикой фирмы с привлечением подотчетного работника при применении наличного расчета и топливных карт. Приход «горючего» отражается по дебетовому 10 счету, а списание – по кредитовому.

Списывание также проводится по правилам учетной политики на основании сведений путевых листов. А вот если предприятие не осуществляет перевозки грузов и пассажиров, то применяются сведения из маршрутных документов, а также справок и отчетов о передвижении транспорта.

Бухгалтерская проводка для списывания израсходованных ГСМ на административные затраты: Дт 20, 26, 40 Кт 10-3 (стоимость «горючего» причисляется к затратам по обыкновенной деятельности).

В итоге, на основании сведений из водительских «путевых листов» расход и списание ГСМ проводится либо по факту, либо по определенным Минтрансом нормам. Результаты, рассчитанные тем или иным методом, отражаются в бухучете.

Приведем пример списания «горючего» по данным из путевого листа.

ГСМ нужно списать по средней себестоимости или же по стоимости запасов, которые были закуплены первыми (метод оценки ФИФО - «первым пришел — первым ушел»).

Списывание ГСМ по факту осуществляется с учитыванием затрат по формуле: (стоимость остатка + стоимость поступления) / общее количество остатка и поступления.

К примеру, в деятельности ООО «Профит» использует схему списывания по средней стоимости (ССБ). Рабочий автомобиль фирмы «Lada Гранта» возвратился из обычного выезда, проведенного для управленческих задач. Расчет списания «горючего» будет проведен по ряду сведений из «путевки»:

- к началу выезда в бензобаке в баке находилось 11 л бензина, к которому было выдано еще 25 л;

- к окончанию выезда в бензобаке осталось 6 л;

- ССБ «горючего» = 51 р.

Из чего выходит, что по факту затраты ГСМ составляют: (11 л + 25 л) – 6 л = 30 л. Списать следует: 51 р. × 30 л = 1530 р.

Проводка: Дт 26 Кт 10-3 (1530 р.).

Списывание «горючего» по себестоимости имеющегося запаса осуществляется с учетом расходов ГСМ = 0,01 × Нs × S × (1 + 0,01 × D).

Здесь обозначается:

Нs – норма расходов для определенного транспорта;

S – путь в км, который проехала машина;

D – поправочный региональный коэффициент.

К примеру: ООО «Фортуна» работает на территории Свердловской области и использует способ учитывания ГСМ по средней себестоимости (ССБ). Автомобиль предприятия «Газель» систематически осуществляет рабочие выезды. В форме «путевки» фирмы отражаются лишь данные одометра.

По окончанию рабочего выезда в путевом листе отражена информация о пробеге:

к началу выезда – 7200 км;

к возвращению – 7450 км.

Согласно нормам Распоряжения Минтранса № АМ-23-р, данные Нs = 10,5, D = 10 %. ССБ = 51 р. Исходя из этого, расход бензина составит: 0,01 × 10,5 × 250 км × (1+ 0,01 × 10) = 28,8 л. Списать можно: 28,8 × 51 = 1468,8 р.

Как списать «горючку» в программе 1с

Без применения «путевки» списывание ГСМ в 1С на затраты осуществляется, как обычно, через документ «Требование-накладная» (стоит рассмотреть раздел «Склад»).

При формировании следующего требования-накладной необходимо внести данные в отображающуюся форму. Нужно указать предприятие, дату списывания, склад, где находилось ГСМ. Окончить процесс необходимо очередными кликами двух команд – «Записать» и «Провести».

С применением «путевки» (стоит рассмотреть раздел «Покупки» программы) списывание ГСМ отражает:

- «путевка», где указана закупка топлива (списывание израсходованного по путевому листу количества ГСМ, без суммы);

- бумага «Корректировка стоимости номенклатуры» (списыванием общей суммы израсходованного за месяц топлива, без числа).

Путевой лист – это один из самых главных первичных документов учета, в котором отображается информация о ходе топлива, пробеге автомобиля. Он является доказательством сопровождающих деятельность предприятия расходов. По этим сведениям осуществляется учет расходов на ГСМ в бухучете.