Можно ли списать ГСМ без путевого листа
Для включения горюче-смазочных материалов в список вынужденных затрат необходимо подтверждать расход документами. Основным считается путевой лист водителя, отражающий все основные сведения о выполнении коммерческой перевозки.
Некоторые владельцы предприятий думают, что другую документацию использовать невозможно. Тем не менее Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ одобряет списание с использованием самых разных бланков и актов.
Когда в путевке нет необходимости
Бензин в разных организациях может использоваться не только для заправки транспорта, но и для работы других агрегатов и механизмов. Например, для заправки газонокосилки для облагораживания территории, при этом на устройство не нужно заводить путевой лист. Вместо него используется технический паспорт оборудования, где обозначено, сколько топлива тратит косилка за один час работы.
В некоторых ситуациях вместо технической документации используется проверка опытным путем в присутствии независимой комиссии. В этом случае проверяется, сколько топлива сжигает газонокосилка за единицу времени, что помогает подтвердить обоснованный расход ГСМ.
Если у предприятия есть транспорт, который не используется для перевозок и не подлежит оформлению путевого листа, при этом выполняет какие-либо задачи, законно использовать:
- ГЛОНАСС или другие ПО, установленные в автомобиле. Важно, чтобы устройства могли предоставлять отчеты о проходимых маршрутах, которые помогут определить количество затраченного ГСМ.
- Форму от организации в отношении расхода топлива, если авто регулярно осуществляет один и тот же маршрут. Не меняя траектории, можно определить и утвердить норму расхода бензина.
Компании перевозчиков обычно используют не только ГЛОНАСС, но и тахогорфы в качестве вспомогательных обоснований расходов ГСМ.
С какими трудностями можно столкнуться
Отказаться от путевых листов — не самое верное решение для многих компаний, использующих транспортные средства. С точки зрения законодательства путевки не являются единственным вариантом подтверждения расходов на топлива, тем не менее, именно главный документ водителя подтверждает, что грузовые и пассажирские авто использовались для выполнения целей и задач предприятия.
Отказ от путевых листов целесообразен только для тех организаций, где транспортные средства не используются для коммерческих перевозок. Однако даже в этом случае владельцу предприятий могут понадобиться дополнительные доказательства того, что ГСМ использовались целесообразно и не применялись для личных нужд. В противном случае деньги, потраченные на топливо, не будут входить в расчет налога на прибыль.
Как рассчитать бензин без путевок
Определить расход топлива без путевок можно по нормативам, если авто проходит один и тот же маршрут. Расход вычисляется в зависимости от средней стоимости топливных единиц, то есть суммы остатка топлива и прихода за месяц, разделенных на сумму остатка и прихода топлива в литрах.
Практический пример: ООО «Малина» имеет сальдо авто 30 литров по цене 39 рублей. Приход в мессе составил 130 литров по цене 37 рублей.
Тогда стоимость единицы ГСМ:
- 30 х 39 = 1170 рублей;
- 130 х 37 = 4810 рублей;
- 1170 + 4860 = 5980 рублей;
- 30 + 130 = 160 литров;
- 5980 / 160 = 37,37 рубля.
Если на полученный результат умножить на фактический расход топлива, можно получить сумму затрат. Существуют и другие проведения расчетов, например, формулы, закрепленные Распоряжением Минтранса РФ № АМ 23-р «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
Владелец организации самостоятельно принимает решение о том, как именно будет проводиться учет израсходованного на нужды компании горючего. Тем не менее сведения из путевок всё ещё являются самым надежным вариантом.
Составление приказа на списание топлива
Акт, устанавливающий порядок расчета объемов расходуемого бензина, составляется в зависимости от учетной политики организации. Как правило, документ является обоснованием для подтверждения расчетов расхода ГСМ эксплуатируемым транспортом, а также используется для уведомления должностных лиц: бухгалтера, механиков, заместителя директора, главного инженера и других специалистов.
Оформить путевые листы и провести предрейсовый технический осмотр транспортных средств можно в нашей компании. Мы предоставляем клиентам бумажные и электронные варианты путевок. Для получения бесплатной консультации свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку для обратной связи на сайте: мы поможем обеспечить грамотный учет расхода ГСМ!