Система электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) представляет собой систему обмена документами через интернет.
Компания ТрансАвто-7 уже работает с электронным документооборотом (ЭДО) и разработала проект “Аллея ЭДО”. Каждый клиент компании, переходя на данную систему, принимает участие в озеленении России. Мы выделяем средства для высадки деревьев и создания аллей.
Совместными усилиями мы создаём аллею нашей компании, которая станет символом заботы о природе и уважения к окружающей среде.
С ЭДО удобно:
- получать и отправлять файлы от партнеров;
- рассылать электронные письма и соглашения;
- подавать отчеты в налоговую;
- осуществлять платежи;
- подписывать документы с компьютера;
- хранить архивные данные и контролировать доступом к ним.
ЭДО подходит для организаций, особенно для тех, у кого более 100 сотрудников, так как им предписано подавать налоговые декларации только в электронном формате.
Основные преимущества ЭДО заключаются в экономии средств на бумагу и доставку, а также в повышении безопасности и удобства хранения. К недостаткам можно отнести возможные технические неисправности и сложности при работе с компаниями, которые не используют ЭДО.
Для обмена документами через электронный документооборот (ЭДО) требуется наличие электронной подписи. Прежде чем начать этот процесс, необходимо выбрать оператора и создать электронную подпись, придерживаясь заранее установленных инструкций.
Документы, которые можно отправлять через ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) предоставляет возможность отправлять различные документы, такие как акты и счета-фактуры, которые необходимо подписывать электронной подписью. Налоговая служба уделяет особое внимание именно этим документам. Прежде чем отправить счет-фактуру, важно убедиться, что она оформлена в соответствии с установленными стандартами, подписать ее цифровой подписью и направить через оператора ЭДО.
Способы работы с ЭДО
Наиболее удобный способ — использование веб-версии. Вам не потребуется устанавливать дополнительное ПО, достаточно зарегистрироваться на сайте оператора.
Также существует возможность применять локальное программное обеспечение, что позволяет интегрировать систему с внутренними программами для быстрой передачи документов.
Внедрение ЭДО в компанию
Для начала работы с ЭДО выберите оператора, создайте электронную подпись, измените учетную политику и зарегистрируйтесь на платформе.
Как выбрать оператора
Налоговая служба периодически обновляет список операторов на своем официальном сайте. При выборе важно учитывать безопасность обработки документов и возможность интеграции с разными учетными системами. Обратите внимание на удобство интерфейса, чтобы использование сервиса было легким даже на мобильных устройствах. Проверьте наличие технической поддержки и уточните ее часы работы, чтобы получать быстрые ответы на вопросы и вносить изменения.
Как хранить электронные документы
Создайте на своем компьютере отдельную папку для архивирования всех документов, что позволит эффективно управлять доступом: редактирование и удаление файлов могут быть ограничены только для модераторов. Храните данные на серверах оператора для лучшей безопасности, но это потребует постоянного интернет-соединения. Альтернативой может стать система ЭДО, где документы хранятся на внутреннем сервере, доступном лишь определенному кругу лиц сотрудников, что позволяет работать без интернета.
Что изменится при переходе на ЭДО
Все важные изменения после внедрения ЭДО должны быть зафиксированы в учетной политике. Включите в нее информацию о документах, которые теперь оформляются в электронном виде для бухгалтерии и налогообложения.
Список таких документов:
- вид электронной подписи руководителя;
- перечень уполномоченных лиц на подпись;
- способы отправки и получения;
- правила архивирования и метод предоставления документов для проверок.
Проблемы внедрения электронного документооборота
Переход на электронный документооборот позволяет существенно экономить время и средства. Однако не все компании успели адаптироваться, вам может потребоваться согласовывать переход с партнерами или продолжать обмен бумажными документами, что ограничивает возможности работы с электронными документами только с теми контрагентами, которые также стали на ЭДО. Существуют и другие проблемы: не все госуслуги адаптированы для работы с электронными документами, что иногда создает трудности, особенно при выгрузке и загрузке актов в налоговую.