Разъясняем: где и сколько хранятся журналы предрейсовых осмотров водителей
Все большие предприятия и индивидуальные предприниматели, использующие для осуществления своей деятельности разные типы транспортных средств, должны обеспечить прохождение своими водителями обязательных предрейсовых медосмотров.
Результаты обследования здоровья сотрудника, собирающегося выйти на маршрут, медработником вносятся в соответствующий журнал. В частности, в этот документ учета заносится решение о возможности или невозможности выхода водителя в рейс.
О целях ведения
Использование Журнала предрейсового медосмотра водителей утверждено положениями приказа Минздрава РФ от 15 декабря 2014 г. №835н. Согласно данному законодательному акту, указанный документ учета необходим для фиксирования детальной информации о водителе, прошедшем осмотр перед выходом на маршрут, и итогах проведенного медицинского контроля.
Необходимость для организаций и предпринимателей, использующих автотранспорт, осуществлять меры по обеспечению безопасности на дороге, вносимые в журнал, определена в Федеральном законе от 10.12.1995 г. №96-ФЗ. Эти непременные действия способствуют повышению уровня безопасности на дорогах.
В указанном документе учета хранятся упорядоченные данные о выполнении работником своих служебных задач, в том числе, по проверке состояния здоровья перед выходом на маршрут. Требования осуществления медконтроля перед рейсом прописаны в трудовом договоре и должностной инструкции водителя.
Законодательством утверждено, что медосмотр водителей перед рейсом и заполнение журнала проводит штатный медработник или медицинский специалист по гражданско-правовому соглашению на предоставление услуг.
Единообразного стандартного бланка Журнала предрейсового медосмотра водителей нет. В нормативных документах определены только обязательные данные, которые должны в него вноситься.
Это число и время осуществления контроля, данные обследуемого водителя, итоги медосмотра и замеров, а также заключение медработника о возможности выпуска водителя в рейс. Подтверждаются сведения подписью медицинского эксперта с ее расшифровкой, а также росписью водителя, подвергнутого проверке здоровья.
О сроках хранения документа
Немало вопросов у предпринимателей и руководителей организаций вызывают сроки хранения этого документа учета.
Разъяснения по этому поводу предоставил Минздрав России, сославшись на положения своего приказа от 15.12.2014 № 835н.
Согласно ответу ведомства, Журналы заводятся и заполняются в бумажном виде или в электронном формате.
При этом все страницы бумажного документа должны быть пронумерованы, прошнурованы, а также скреплены печатью фирмы.
Электронный журнал должен вестись на электронном носителе с учетом положений законов, касающихся защиты персональных данных, с функцией печати на бумаге. Внесенные данные заверяются специализированной электронной подписью.
Правила хранения журналов в приказе Минздрава № 835н не указаны. Однако, учитывая наставления, приведенные в письме Минздрава России от 07.12.2015 № 13-2/1538, ведомство рекомендует хранить всю медицинскую документацию 5 лет.
Кроме того, согласно ст.29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтерская отчетность, включая сведения об аудиторских проверках, должны храниться не меньше пяти лет после отчетного периода. Это же касается и электронных документов.
Срока хранения журналов в 5 лет также придерживается и Федеральная служба по надзору в сфере транспорта РФ, ссылаясь на нормы Приказа Минкультуры России от 25.08.2010 г. «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов».
Из указанных нормативных актов следует, что срок хранения Журналов предрейсовых и послерейсовых медосмотров составляет 5 лет. Хранить их можно в медкабинете предприятия или в учреждении, которое работает по договору о предоставлении услуг по проведению предрейсовых и послерейсовых медосмотров.
Но, к примеру, в ГУП «Мосгортранс» для этого отведено отдельное помещение, оборудованное согласно нормам российского законодательства, регулирующего отношения в области архивного дела.
Об ответственности
К исполнению норм законов фирмы-перевозчики обязаны относиться с большим вниманием. Ведь в случае проверки контролирующими органами и выявлении отсутствия журнала грозит административная ответственность по ст.11.32 КоАП РФ.
В этом случае гражданам предстоит выплатить штраф на сумму до 1,5 тыс. руб. Должностные лица могут получить штраф от 2 тыс.руб. до 3 тыс. руб. Юридическим лицам придется заплатить от 30 тыс.руб. до 50 тыс.руб. в качестве штрафа.
Тщательное хранение документации нужно не только с целью защититься от штрафных санкций, но и для удостоверения того, что предприятие осуществляет свою деятельность легально, соблюдая все законодательные требования. Это помогает защититься от неприятностей с надзорными органами.
В последнее время цифровизация всех областей деятельности в нашей стране идет большими шагами. Все большее число предприятий переходит на удобный электронный документооборот. При этом организации отмечают крайне комфортное хранение цифровой информации.
В частности, положительно фирмы-перевозчики отзываются о преимуществах электронных «путевок» и электронного журнала регистрации путевых листов.
Такой вид ведения документооборота позволяет избежать лишних исправлений, ошибок, исключает неразборчивое заполнение нужных документов, а также быстрое и своевременное предоставление по запросу контролирующих ведомств.
Предприятие ТрансАвто-7 оказывает услуги по ведению и хранению электронного журнала регистрации путевых листов.
Наши преимущества это: экономия нашими партнерами времени и места, удобство использования по сравнению с бумажным аналогом, актуальность и легкая досягаемость необходимых данных.
К заполнению и хранению значимых документов следует относиться с должным вниманием, ведь излишняя беспечность может повлечь немалые неприятности.
Виды предрейсовых осмотров
Проведение предрейсовых медицинских осмотров возможно следующими способами:

Заключить договор по предрейсовым осмотрам со специальной компанией. Деятельность организации должна быть лицензирована.

Осуществлять контроль здоровья водителей дистанционно. В реализации мероприятия помогает программно-аппаратный комплекс.

Открыть медицинский кабинет по предрейсовым осмотрам на территории своего предприятия. Для этого придется получить лицензию.
Наша компания предоставляет собственные путевые листы, форма разрабатывается юридическим отделом с учетом всех нюансов актуального законодательства. Для получения подробной информации свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку для обратной связи на сайте. Мы найдем индивидуальный подход к каждому клиенту!