Электронный путевой лист: как это работает
Согласно Федеральному закону от 06.03.2022 № 39-ФЗ с 1 марта 2023 года разрешено использование путевых листов в электронном виде.
Путевой лист — это основной первичный документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организациях, занимающихся грузовыми и пассажирскими перевозками. Электронный путевой лист - это его полноценный аналог в электронном формате.
Путевой лист в обязательном порядке оформляется, если организация занимается перевозками людей/багажа/грузов по городу/пригороду/межгороду, а также, если предоставляет транспортные средства в аренду по договору и в случаях, когда личный автомобиль сотрудника используется в служебных целях.
Зачем нужен путевой лист?
- Для предоставления сотрудникам ГИБДД по требованию.
- Для повышения безопасности дорожного движения.
- Для осуществления контроля за прохождением предрейсовых медицинских и технических осмотров.
- Для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы и других расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля.
- Для начисления заработной платы водителям транспортных средств.
- Для подтверждения использования сотрудником личного транспорта для нужд организации.
- Для подтверждения расходов при аренде транспортного средства.
Плюсы введения ЭПЛ
С переходом на ЭПЛ организации приблизительно на 30% сократят временные затраты на заполнение всех документов. При этом появится возможность ощутить все плюсы проведения дистанционных медицинских осмотров. Применение ЭПЛ поможет реорганизовать и упростить рабочие процессы в компании. Существенно снизятся административные расходы на печать, передачу и сохранение архива документов, уменьшится время на поиск документации, появится внутренняя учетная система. Также предполагается, что безопасность дорожного движения повысится благодаря прозрачности системы и минимизируются риски, связанные с наличием человеческого фактора.
Что содержится в электронном путевом листе?
- срок действия путевого листа;
- данные лица (компании), которое оформило соответствующий путевой лист;
- данные водителя транспортного средства;
- информация о самом транспортном средстве;
- вид перевозки (коммерческая/для собственных нужд/использование спецтранспорта);
- вид сообщения (городское/пригородное/междугороднее).
При этом, владелец транспортного средства может включить в путевой лист другие дополнительные сведения, которые он посчитает нужными.
Стандартно, оформлением путевых листов занимается владелец автотранспортного средства. В случае же передачи транспорта в аренду по договору другому лицу - путевой лист оформляется арендодателем ТС.
Согласно приказу ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ЭПЛ должен включать в себя 5 обязательных файлов (титулов), и еще 1 титул добавляется по необходимости - в случае осуществления перевозки пассажиров или опасных грузов. Далее рассмотрим титулы подробнее.
- Обстоятельства и особенности рейса
Этот первый титул создается владельцем транспортного средства и подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Титул включает в себя следующее:
- данные о лице, оформившем путевой лист;
- срок действия путевого листа;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе ТС;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
2. Результаты предрейсового медосмотра
Данный титул создается медицинским сотрудником или сторонней медицинской организацией и заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП). В нем содержатся такие сведения:
- дата и время проведения медицинского осмотра;
- результаты проведенного осмотра;
- данные водителя;
- данные медработника или медицинской организации.
3. Показания одометра при выезде с парковки
Этот титул создается и подписывается УКЭП сотрудником, отвечающим за снятие показаний с ТС перед выходом на рейс. Титул включает в себя:
- дату и время выезда с парковки или приёма транспортного средства от другого водителя;
- числовые показания одометра.
4. Показания одометра по возвращении на парковку
Такой титул формирует и подписывает УКЭП ответственный за выпуск ТС на линию. В титуле прописаны следующие сведения:
- дата и время заезда автомобиля на парковку или передачи транспортного средства другому водителю;
- показания одометра при заезде на парковку.
5. Результат предрейсового осмотра технического состояния транспортного средства
Создается и подписывается с помощью УКЭП ответственным работником за техническое состояние транспорта. Сюда входят сведения:
- дата и время осуществления предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
- результат проведения;
- дата и время выпуска транспортного средства на линию;
- данные лица, ответственного за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта.
6. Результат медицинского осмотра после рейса (дополнительный ситуационный титул)
Он подписывается УКЭП медицинским сотрудником. Сюда вносятся следующие сведения:
- дата и время проведения медосмотра водителя;
- результат проведенной проверки;
- данные водителя транспортного средства;
- данные медицинского сотрудника или организации.
Как работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ)
С электронными путевыми листами работают три стороны:
1) Владелец ТС - по очереди оформляет все титулы ЭПЛ в личном кабинете электронного сервиса.
2) Компания-оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) - обеспечивает прохождение электронного документа по всему маршруту, проверяет данные и отправляет в ГИС ЭПД. После регистрации документа предоставляется QR-код.
3) Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) - проверяет их корректность, сопоставляет достоверность электронной подписи, передает данные в федеральные органы власти.
Для того чтобы перейти на работу с электронным форматом путевых листов организациям необходимо будет заключить договор с аккредитованным оператором, входящим в официальный реестр, утвержденный Минтрансом России.
Формат электронного путевого листа разработан и утвержден ФНС России. ЭПЛ заполняются в электронном сервисе или приложении оператора.
Может показаться, что оформление ЭПЛ - слишком долгий и трудоемкий процесс, но на деле обмен данными и электронное подписание документов происходят мгновенно. Контроль за всем порядком прохождения электронного документа возьмет на себя оператор.
Стандартный порядок обработки ЭПЛ
- 1. Компания формирует ЭПЛ и заполняет необходимые поля в системе.
- 2. Медицинский работник ставит отметку о прохождении предрейсового медосмотра водителем.
- 3. Механиком заверяется прохождение предрейсового техосмотра.
- 4. Вносятся данные одометра.
- 5. Ответственный сотрудник подписывает весь ЭПЛ и отправляет его через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.
- 6. ГИС ЭПД проверяет правильность внесенных данных. Далее документу присваивается уникальный номер, который сообщается грузоперевозчику.
- 7. После рейса снимаются показания одометра. В случае пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов - ставится отметка медработника о проведении медосмотра.
- 8. Через оператора ЭДО организация отправляет завершенный ЭПЛ в ГИС ЭПД.
Во время осуществления перевозок ЭПЛ у водителя всегда в доступе в мобильном приложении.
При необходимости по требованию сотрудника ГИБДД водителю достаточно будет предъявить QR-код или изображение электронного документа.
Как внедрить ЭПЛ в организации
Помимо договора с аккредитованным оператором ЭДО и получением доступа к сервису для работы с электронными перевозочными документами, компании потребуется:
- создать электронные подписи для работников, задействованных в подписании электронного документа;
- приобрести и установить технические устройства для обработки ЭПЛ (ПК, планшеты, смартфоны) в необходимых рабочих местах.
Для осуществления в организации плавного перехода на электронный документооборот следует изначально провести тестирование с участием малого количества водителей и ТС. В дальнейшем - обучить весь персонал и перейти к полному внедрению ЭПЛ.
Мы с радостью поможем Вашей организации с переходом на электронные путевые листы. Наша компания ТрансАвто-7 уже более 17 лет проводит предрейсовые осмотры, на данный момент, включая и дистанционные. География нашей деятельности - вся территория России!
Более 11 тысяч клиентов доверяют нам свои “транспортные проблемы” и мы всегда готовы прийти на помощь.