Электронный путевой лист: как это работает

Согласно Федеральному закону от 06.03.2022 № 39-ФЗ с 1 марта 2023 года разрешено использование путевых листов в электронном виде.

Путевой лист — это основной первичный документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя в организациях, занимающихся грузовыми и пассажирскими перевозками. Электронный путевой лист - это его полноценный аналог в электронном формате.

Путевой лист в обязательном порядке оформляется, если организация занимается перевозками людей/багажа/грузов по городу/пригороду/межгороду, а также, если предоставляет транспортные средства в аренду по договору и в случаях, когда личный автомобиль сотрудника используется в служебных целях.

Зачем нужен путевой лист?

Для предоставления сотрудникам ГИБДД по требованию.
Для повышения безопасности дорожного движения.
Для осуществления контроля за прохождением предрейсовых медицинских и технических осмотров.
Для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы и других расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля.
Для начисления заработной платы водителям транспортных средств.
Для подтверждения использования сотрудником личного транспорта для нужд организации.
Для подтверждения расходов при аренде транспортного средства.

Плюсы введения ЭПЛ

С переходом на ЭПЛ организации приблизительно на 30% сократят временные затраты на заполнение всех документов. При этом появится возможность ощутить все плюсы проведения дистанционных медицинских осмотров. Применение ЭПЛ поможет реорганизовать и упростить рабочие процессы в компании. Существенно снизятся административные расходы на печать, передачу и сохранение архива документов, уменьшится время на поиск документации, появится внутренняя учетная система. Также предполагается, что безопасность дорожного движения повысится благодаря прозрачности системы и минимизируются риски, связанные с наличием человеческого фактора.

Что содержится в электронном путевом листе?

срок действия путевого листа;
данные лица (компании), которое оформило соответствующий путевой лист;
данные водителя транспортного средства;
информация о самом транспортном средстве;
вид перевозки (коммерческая/для собственных нужд/использование спецтранспорта);
вид сообщения (городское/пригородное/междугороднее).

При этом, владелец транспортного средства может включить в путевой лист другие дополнительные сведения, которые он посчитает нужными.

Стандартно, оформлением путевых листов занимается владелец автотранспортного средства. В случае же передачи транспорта в аренду по договору другому лицу - путевой лист оформляется арендодателем ТС.

Согласно приказу ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@ЭПЛ должен включать в себя 5 обязательных файлов (титулов), и еще 1 титул добавляется по необходимости - в случае осуществления перевозки пассажиров или опасных грузов. Далее рассмотрим титулы подробнее.

Обстоятельства и особенности рейса

Этот первый титул создается владельцем транспортного средства и подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП). Титул включает в себя следующее:

данные о лице, оформившем путевой лист;
срок действия путевого листа;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе ТС;
вид перевозки;
вид сообщения.

2. Результаты предрейсового медосмотра

Данный титул создается медицинским сотрудником или сторонней медицинской организацией и заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП). В нем содержатся такие сведения:

дата и время проведения медицинского осмотра;
результаты проведенного осмотра;
данные водителя;
данные медработника или медицинской организации.

3. Показания одометра при выезде с парковки

Этот титул создается и подписывается УКЭП сотрудником, отвечающим за снятие показаний с ТС перед выходом на рейс. Титул включает в себя:

дату и время выезда с парковки или приёма транспортного средства от другого водителя;
числовые показания одометра.

4. Показания одометра по возвращении на парковку

Такой титул формирует и подписывает УКЭП ответственный за выпуск ТС на линию. В титуле прописаны следующие сведения:

дата и время заезда автомобиля на парковку или передачи транспортного средства другому водителю;
показания одометра при заезде на парковку.

5. Результат предрейсового осмотра технического состояния транспортного средства

Создается и подписывается с помощью УКЭП ответственным работником за техническое состояние транспорта. Сюда входят сведения:

дата и время осуществления предрейсового контроля технического состояния транспортного средства;
результат проведения;
дата и время выпуска транспортного средства на линию;
данные лица, ответственного за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспорта.

6. Результат медицинского осмотра после рейса (дополнительный ситуационный титул)

Он подписывается УКЭП медицинским сотрудником. Сюда вносятся следующие сведения:

дата и время проведения медосмотра водителя;
результат проведенной проверки;
данные водителя транспортного средства;
данные медицинского сотрудника или организации.

Как работать с электронными путевыми листами (ЭПЛ)

С электронными путевыми листами работают три стороны:

1) Владелец ТС - по очереди оформляет все титулы ЭПЛ в личном кабинете электронного сервиса.

2) Компания-оператор информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) - обеспечивает прохождение электронного документа по всему маршруту, проверяет данные и отправляет в ГИС ЭПД. После регистрации документа предоставляется QR-код.

3) Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) - проверяет их корректность, сопоставляет достоверность электронной подписи, передает данные в федеральные органы власти.

Для того чтобы перейти на работу с электронным форматом путевых листов организациям необходимо будет заключить договор с аккредитованным оператором, входящим в официальный реестр, утвержденный Минтрансом России.

Формат электронного путевого листа разработан и утвержден ФНС России. ЭПЛ заполняются в электронном сервисе или приложении оператора.

Может показаться, что оформление ЭПЛ - слишком долгий и трудоемкий процесс, но на деле обмен данными и электронное подписание документов происходят мгновенно. Контроль за всем порядком прохождения электронного документа возьмет на себя оператор.

Стандартный порядок обработки ЭПЛ

1. Компания формирует ЭПЛ и заполняет необходимые поля в системе.
2. Медицинский работник ставит отметку о прохождении предрейсового медосмотра водителем.
3. Механиком заверяется прохождение предрейсового техосмотра.
4. Вносятся данные одометра.
5. Ответственный сотрудник подписывает весь ЭПЛ и отправляет его через оператора ЭДО в ГИС ЭПД.
6. ГИС ЭПД проверяет правильность внесенных данных. Далее документу присваивается уникальный номер, который сообщается грузоперевозчику.
7. После рейса снимаются показания одометра. В случае пассажирских перевозок и перевозок опасных грузов - ставится отметка медработника о проведении медосмотра.
8. Через оператора ЭДО организация отправляет завершенный ЭПЛ в ГИС ЭПД.

Во время осуществления перевозок ЭПЛ у водителя всегда в доступе в мобильном приложении.

При необходимости по требованию сотрудника ГИБДД водителю достаточно будет предъявить QR-код или изображение электронного документа.

Как внедрить ЭПЛ в организации

Помимо договора с аккредитованным оператором ЭДО и получением доступа к сервису для работы с электронными перевозочными документами, компании потребуется:

создать электронные подписи для работников, задействованных в подписании электронного документа;
приобрести и установить технические устройства для обработки ЭПЛ (ПК, планшеты, смартфоны) в необходимых рабочих местах.

Для осуществления в организации плавного перехода на электронный документооборот следует изначально провести тестирование с участием малого количества водителей и ТС. В дальнейшем - обучить весь персонал и перейти к полному внедрению ЭПЛ.

Мы с радостью поможем Вашей организации с переходом на электронные путевые листы. Наша компания ТрансАвто-7 уже более 17 лет проводит предрейсовые осмотры, на данный момент, включая и дистанционные. География нашей деятельности - вся территория России!

Более 11 тысяч клиентов доверяют нам свои “транспортные проблемы” и мы всегда готовы прийти на помощь.