Заполнение путевых листов 2025: ключевые особенности

Путевой лист — это отчетный документ, необходимый для бухгалтерского учета работы транспортных средств на предприятиях. Он подтверждает расходы на использование автотранспорта. Без него налоговые органы могут оспорить эти расходы, что приведет к доначислению налога на прибыль.

Минтрансом установлены требования к заполнению путевого листа, включая обязательные поля и графы. С 1 марта 2023 года действуют требования, актуальные вплоть до 2029 года. Поэтому в 2025 году важно заполнять его правильно, чтобы избежать штрафов от контролирующих органов.

Необходимость путевого листа

В автотранспортных предприятиях, таксопарках и других компаниях, где есть грузовые автомобили или автобусы, путевой лист необходим для организации работы водителей и бухгалтерских расчетов. На основе данных из путевых листов рассчитывается зарплата сотрудников, выделяются средства на топливо и ведется учет расходов для снижения налоговой нагрузки. Это особенно важно для компаний на УСН «доходы минус расходы».

Водителю путевой лист нужен для подтверждения права управления транспортом компании и обоснования поездки, включая перевозку груза. Если сотрудник использует личный автомобиль для работы, путевой лист потребуется для расчета компенсации, указывая данные о транспорте, водителе, сроках и целях поездки, а также пункт назначения.

Путевой лист не нужен только в том случае, если транспортное средство принадлежит физическому лицу и используется только в личных целях.

Путевки в актуальном законодательстве

Приказ Минтранса №390 устанавливается правила оформления и обязательные реквизиты ПЛ. Подробности, отраженные в этих актах, также можно найти в обновленной версии «Устава автотранспорта», Федеральный закон № 259-ФЗ. С начала 2023 года вступили в силу изменения, касающиеся следующих аспектов:

В 2025 году бланки путевого листа могут быть оформлены без указания названия и номер.
Путевки для грузового транспорта можно предъявлять как в бумажной, так и в электронной форме.
Электронный путевой лист в 2025 году получил обновленные правила формирования, учитывающие требования ФНС, а также ответственность медицинских работников и технического персонала.
Новый регламент требует указания данных не о владельце транспортного средства, а о лице, оформляющем путевой лист.
Не требуется фиксировать информацию об отчетных листах в журнале.
Уточнены сведения, которые необходимо предоставлять о типе перевозки и способе перемещения.

При этом бланк либо электронный документ должны включать сведения о водителе, транспорте, виде перевозке и сообщения, собственнике ТС.

Виды путевок

Путевой лист автомобиля можно оформлять в произвольной форме, индивидуально разработанной для каждого предприятия, так как Минтранс РФ не предоставляет специального бланка. В качестве образца можно использовать типовую форму из документа Госкомстата от 28.11.1997 №78. Согласно этому постановлению, существуют следующие виды путевых листов:

форма 3 для легкового транспорта и такси;
форма ПЛ-1 для легковых автомобилей, используемых индивидуальными предпринимателями;
форма 4-С для грузового транспорта (например, КАМАЗ) по сдельному тарифу;
форма 4-П для грузового транспорта с повременной оплатой;
форма 6 для автобусного транспорта;
форма 6-спец. для автобусов специального назначения.

Выделяется также форма 3-спец., которая предназначена для спецтехники, такой как мусоровозы, автокраны, тракторы, самосвалы и другая техника. Организации вправе разработать свой путевой лист, учитывающий внутренние требования и особенности организации. Утвержденная форма отмечается в учетной политике. Кроме того, автопредприятие может добавлять дополнительные поля по своему усмотрению для улучшения учета.

Можно ли выходить на рейс без путёвки

Заполнение путевого листа является обязательным для всех организаций и индивидуальных предпринимателей, занимающихся перевозками коммерческого типа, поскольку бланк относится к первичной бухгалтерии.

Документ используется для учета ГСМ, рабочего времени водителей и износа транспорта. Выходить в рейс и осуществлять перевозки без путевки нельзя: инспектор ГАИ проверяет наличие путевого документа на основании части 2 статьи 12.31.1 КоАП РФ и имеет право запросить его для изучения всех обязательных реквизитов. Важно отметить, что если путевой лист, отсутствует, водитель может получить предупреждение или штраф в размере 500 рублей.

Особенности заполнения документа

Путевой лист оформляется транспортной организацией. Водитель обязан расписываться за прием и сдачу транспортного средства, а также фиксировать данные о поездках. Заполнение документа производится шариковой ручкой с темной пастой, без ошибок и помарок.

Перед началом и по завершении маршрута необходимо проверить работоспособность автомобиля. Состояние транспортного средства фиксируется в путевом листе с личной подписью. Водители, работающие с пассажирами, обязаны пройти предрейсовый медицинский осмотр перед выездом.

Обязательные реквизиты включают:

срок действия документа;
данные об оформителе путевого листа, название организации, фамилия, имя и отчество сотрудника;
данные об авто;
сведения о водителе;
информация о типе поездки и способе передвижения.

Реквизиты заполняются в зависимости от внутренних норм предприятия и его специфики. Путевой лист заводится в единственном экземпляре и передается водителю перед выходом в рейс. Необходимо оформлять путевку для каждого транспортного средства, используемого предпринимателем или организацией, включая арендованные автомобили.

Документ выдается как в бумажном, так и в электронном виде. Журнал учета также может вестись на ПК без необходимости распечатки информации. В электронном формате документ подписывается утвержденной электронной подписью. Заполненный путевой лист должен быть подписан ответственными лицами и заверен печатями организации.

Срок хранения путевого листа составляет не менее 5 лет или в течение срока, указанного в уставных документах организации.

Штрафы за отсутствие бланка

Если у водителя отсутствует путевой лист во время рейса, он может быть подвергнут административному штрафу или получить предупреждение. Организации, которые не осуществляют регулярный учет путевых документов, также могут столкнуться с административным взысканием. Штрафы за путевые листы в 2025 году следующие:

500 рублей за отсутствие путевого листа у водителя (часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ);
500 рублей за просроченный путевой лист (это нарушение также считается отсутствием / часть 2 статьи 12.3 КоАП РФ);
3 000 рублей за неправильное заполнение полей в путевом листе (статья 12.31.1 КоАП РФ);
5 000 рублей для должностных лиц за неверное заполнение путевого листа (статья 12.31.1 КоАП РФ);
30 000 рублей для юридических лиц за нарушения в документообороте (статья 12.31.1 КоАП РФ).

Важно отметить, что не следует заполнять поля о техосмотре и медицинском освидетельствовании, если эти процедуры не были выполнены. Если будет установлено отсутствие медосмотра, организации могут быть наказаны: индивидуальные предприниматели и должностные лица — штрафом от 15 000 до 25 000 рублей, а для организаций сумма штрафа составит от 110 000 до 130 000 рублей (Статья 5.27.1 КоАП РФ).

Если нарушение происходит повторно, последствия могут быть еще более серьезными: индивидуальные предприниматели и должностные лица могут получить штраф от 30 000 до 40 000 рублей, а юридические лица — штраф до 200 000 рублей. Кроме того, суд может временно приостановить деятельность организации на срок до 90 дней.

Получитьпутевой лист можно в нашей компании ТрансАвто-7: мы поможем грамотному списанию налогов на горючее любого предприятия и предотвратим получение штрафа!