Электронные перевозочные документы

С 1 сентября 2022 года вступило в силу Постановление правительства РФ №931 «Об утверждении Правил обмена электронными перевозочными документами». Законодательный акт закрепляет правила обмена электронными перевозочными документами (ГИС ЭПД). Нововведения позволяют участникам грузоперевозок обмениваться накладными и иной документацией в электронном виде.

Особенности ЭПД

ЭПД, то есть электронный перевозочный документ — официальный бланк, форма или акт, представленный в оцифрованном виде. Оформляются в утвержденном ФНС формате XML, актуальном для следующей документации:

  • Транспортные накладные;
  • Заказ-наряд;
  • Сопроводительная ведомость.

В марте 2023 года список пополнится формами договора фрахтования,путевым листом, заявками и экспедиторскими расписками.

Как это работает

ГИС ЭПД представляет собой единую федеральную информационную систему, отвечающую за обработку, хранение, получение и отправку электронных документов по грузоперевозкам. Кроме того, данная система может помочь быстро показать все необходимые формы представителям контролирующих органов, например, инспектору ГИБДД.

При этом к ГИС ЭПД не нужно подключаться напрямую, вся документация передается через одобренных Минтрансом операторов ЭДО. Данная мера позволит оптимизировать работу компаний грузоперевозок за счет быстрого внесения поправок в документы и отслеживание статуса перевозки.

Работу по требованиям, закрепленным в Постановлении №931, можно оценить на примере электронной транспортной накладной (ЭТрН). Данный документ необходим для согласования условий между грузоотправителем и перевозчиком.

Погрузка, выгрузка и другие этапы перевозки должны сопровождаться подписью титула в ЭТрН.

ЭТрН создаётся грузоотправителем в учетной системе или веб-сервисе, заверяется квалифицированной электронной подписью (КЭП), после этого отправляется оператору ЭДО. Документу присваивается идентификатор (уникальный номер).

После получения оператор ЭДО проверяет:

  • Соответствие документа необходимому формату;
  • Наличие идентификатора;
  • Действительность электронной подписи.

Если документ не имеет ошибок, файл передается в ГИС ЭПД. Система также проверяет документ по информации, представленной другими участниками документооборота. Если никаких ошибок не обнаружилось, оператор ЭДО направляет документацию перевозчику и получателю груза.

Через телефон или планшет водитель авторизуется в сервисе и подтверждает получение груза усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП). Затем представитель перевозчика получает информацию о накладной и также заверяет документ КЭП.

После приёма груза КЭП ставит получатель. Подтверждение передачи подтверждает водитель с помощью УНЭП. Завершающим этапом документооборота является КЭП менеджера компании грузоперевозок.

Данный пример является простым сценарием. При опциональных титулах в процессе возможна смена водителя, изменение адреса доставки и многие другие нюансы, фиксируемые в ГИС ЭПД.

Облегчение задач

Проверка ЭПД позволят минимизировать проблемы на дорогах. Минтранс РФ разработал и протестировал программное обеспечение для QR-кода, который позволит инспекторам ГИБДД получать всю необходимую информацию по накладным. Водитель при этом получает QR-код у оператора ЭДО.

В нашей компании можно получить путевой лист в электронном формате. Такой вариант будет учитываться системой ГИС ЭПД. Наша деятельность лицензирована, а механики и медики обладаю квалифицированными электронными подписями. Для получения бесплатной консультации свяжитесь с нашими менеджерами по телефону: мы найдём индивидуальный подход к каждому клиенту!