Как легко и без ошибок вести учет рабочего времени

Любой работодатель сталкивается с необходимостью расчета заработной платы своих сотрудников.

При этом все выплаты зависят от избранного на предприятии режима работы, вида фиксирования отработанного по факту времени.

В статье поговорим о главных правилах и непростых нюансах учета рабочего времени работников организации.

Что это за документ

Табель необходим для того, чтобы фиксировать рабочее время работников предприятия. Этот процесс обязаны осуществлять абсолютно все работодатели. Из данных документа можно узнать, какой сотрудник сколько часов отработал в определенном месяце. Это нужно для расчета заработной платы и предъявления в случае проверки контролирующим органам.

Табель может запросить как инспекция по труду, так и налоговая служба или служба судебных приставов.

В документ вносятся сведения о количестве часов, фактически отработанных каждым конкретным человеком из всего штата и число неявок, совершенных им за отчетный месяц. Наличие такой отчетности предусмотрено Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1.

Документ помогает получать истинную статистику занятости персонала и осуществлять анализ эффективности производства.

Кроме того, это один из действенных способов борьбы с опозданиями и прогулами, а также повышения дисциплинированности штата фирмы.

Кто заполняет табель

Это направление деятельности должно быть возложено на уполномоченное лицо. Как правило, это поручается специально нанятому сотруднику, специалисту кадровой службы или же начальнику структурного подразделения организации. Табель утверждается подписью ответственного лица и сразу передается в бухгалтерию.

Обратите внимание, что исполнитель по данной линии работы назначается отдельным приказом. Либо указанная обязанность непременно должна быть прописана в заключенном с работником договоре.

При этом бухгалтер обязан владеть информацией о том, как вести табель учета рабочего времени по зарплате, чтобы верно начислить работникам предприятия оклады, предусмотренные компенсации и премии. Кадровику эти навыки нужны для контроля за необоснованными невыходами на работу, применения взысканий или других наказаний.

Как заполнять

Форму табеля, а также графиков смен, приказов и других документов предприятие, согласно законодательству, может разрабатывать автономно. Но проще всего применять предлагаемые Госкомстатом образцы.

Сам же термин режима трудового времени содержит последовательность распределения нормы рабочего времени работника в определенной организации в течение конкретного периода (сутки, неделя, месяц). Здесь выделяют такие вариации: ненормированный рабочий день; гибкий рабий график; работа посменно; деление рабочего времени на части.

При этом стоит помнить, что ст.110 Трудового кодекса РФ гласит: работодатель обязан обеспечить своим работникам дни отдыха - не меньше 42 часов подряд (ст. 110 ТК РФ). Исключение составляет осуществление трудовой деятельности вахтовым методом. В этом случае допускается выделение только одного выходного в неделю.

Также руководителю не следует забывать о том, что длительность ежедневной рабочей смены составляет 8 часов. Однако имеются и иные формы, к примеру, сокращенный день для некоторых категорий работников (несовершеннолетние лица, сотрудники на вредных производствах, инвалиды).

При этом обращаем внимание, что термин «ненормированный рабочий день» подразумевает не работу в выходные дни, а исключительно превышение нормальной длительности рабочего дня. Оплата за эту форму занятости производится в обычном размере, однако, сотруднику предоставляется оплачиваемый дополнительно отпуск на срок не меньше 3 суток.

Заполнять табель можно сплошным методом (в нем фиксируются как прогулы и явки на работу, а также иные преобразования обычного режима) или по отклонениям (вносятся только изменения в обычном графике труда, такие как командировки).

Более приемлемым в практике считается первый вариант, поскольку с ним можно точнее отобразить отработанное время из разных смен, более гибко регулировать график работников.

Зачастую, применяют единообразные формы табеля Т-12 или Т-13.

Документ заполняют каждый месяц в виде таблицы, где в вертикальном столбце размещают список работников, а в горизонтальном - дни месяца. В нужные клетки вписывают, сколько сотрудник предприятия отработал, сколько он отдыхал или находился на больничном.

Осуществляется это при помощи пометок в виде букв и цифр. Например:

«Я», а также «01» обозначают работу в дневное время;
«В» и «26» отмечают выходные и праздничные дни;
с помощью «ДО» или «16» вносят данные об отпуске без сохранения заработной платы;
в виде «ОТ» или же «09» отмечают ежегодный основной оплачиваемый отпуск работника;
«Б» и «19» означают временную нетрудоспособность работника с выплатой пособия;
значениями «К» и «06» фиксируют командировки.

При желании можно разработать свои собственные обозначения. Но наиболее распространенной стала в настоящее время форма Т-13, поскольку она представлена как в бумажной, так и в электронной версии. Это позволяет внедрить ее в карточно-пропускную систему, куда вносить сведения о прогулах работниках, задержках и опозданиях автоматически. Но самое основное при этом - отрегулировать программное обеспечение предприятия, дабы избежать ошибок.

Смена и гибкий график

При гибком графике труда в документ учета обычно проставляют код обозначения «Я» или «01», а также указывают фактически отработанные часы. Тут необходимо проследить, чтобы продолжительность отработанного времени работника не превысила общепринятую нормальную продолжительность трудовой недели в 40 часов.

В случае сменного графика в табель точно так же вписывают фактически проработанные часы. Работу днем обозначают «Я» или «01». Код для работы в ночное время - «Н» или «02».

Если же смена работника выпадает и на день, и на ночь, советуем проставить его отработанные часы через дробь или внести в отдельную строчку.

В ситуации, когда сотруднику установлен ненормированный рабочий день, часы переработки в документе отмечать все равно необходимо.

Удобный способ для этого - прибавить в таблице учета определенное значение, к примеру, буквы «НР». При этом, под кодом «Я» в документе будет отмечено рабочее время по графику, а под дополнительным отражаться учет отработанных сверх графика часов.

Особые случаи

Имеются ряд факторов, которые не следует упускать при учете рабочего времени. Так, работа водителя связана с большой ответственностью, сопряжена риском для жизни и здоровья людей. Поэтому требует особого профессионализма и концентрации внимания. Это в совокупности определяет правила режима труда и отдыха этой категории работников.

Время, отработанное водителем, работодатель обязательно вносит в путевые листы и табель учета рабочего времени.

Саму форму путевого листа начальник вправе разработать самостоятельно. Но мы советуем воспользоваться услугами проверенных компаний, которые учтут все нюансы, внесут обязательные реквизиты и данные в документ, в том числе информацию о проведенном предрейсовом осмотре.

Надежные партнеры следят за изменениями в законодательстве и помогают своим клиентам содержать необходимую документацию в надлежащем виде.

Это позволит повысить меры безопасности, избежать неприятных ситуаций на дороге и не бояться встречи с представителями Госавтоинспекции и иными контролирующими органами.

Виды предрейсовых осмотров

Проведение предрейсовых медицинских осмотров возможно следующими способами:

Заключить договор по предрейсовым осмотрам со специальной компанией. Деятельность организации должна быть лицензирована.

Осуществлять контроль здоровья водителей дистанционно. В реализации мероприятия помогает программно-аппаратный комплекс.

Открыть медицинский кабинет по предрейсовым осмотрам на территории своего предприятия. Для этого придется получить лицензию.

Наша компания предоставляет собственные путевые листы, форма разрабатывается юридическим отделом с учетом всех нюансов актуального законодательства. Для получения подробной информации свяжитесь с нами по телефону или оставьте заявку для обратной связи на сайте. Мы найдем индивидуальный подход к каждому клиенту!